Concepto
Los documentos comerciales son todos los
comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de
las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda
precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de
alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para
la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las
operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma
importancia, conforme surge de lo siguiente:
- En
ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación, o sea
sus derechos y obligaciones.
- Por
lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de
los actos de comercio
- Constituyen
también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
- Permiten
el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Utilidad
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las
operaciones realizadas.
Funciones
La documentación contable cuenta con las
siguientes funciones:
Función contable: brinda al sistema
contable los datos necesarios sobre la operación que respaldan,
permitiendo luego efectuar la registración correspondiente.
Función Jurídica: constituyen un medio de prueba escrito de
las operaciones, pudiendo de este modo, ser utilizados en situaciones
controvertidas con terceros (juicios) o bien, a requerimiento de los organismos
de control estatal (laborales, impositivos, provisionales).
Función de Control: permiten individualizar a las personas que
intervienen en las transacciones, determinando responsabilidades.
Clasificación
Según su origen:
- Propios:
son los documentos emitidos por la empresa.
- De uso interno: se emiten para ser utilizados dentro
de la empresa, habitualmente para comunicaciones y pedidos entre sus distintas
divisiones. Como por ejemplo, podemos citar: Notas de Pedido, Órdenes de
Trabajo, Informes de Producción, etc.
- De uso externo: se emiten para entregarlos por
operaciones realizadas con terceros (venta, cobro, etc.)
- De
terceros: son los emitidos por otros entes y recibidos en la empresa a los
efectos de controlar y registrar las transacciones (compras, pagos, etc.)
realizadas.
Según su efecto contable:
- Registrables:
respaldan hechos u operaciones que generan
una variación patrimonial y, por ello, deben registrarse.
Ejemplo: documentación respaldatoria de ventas, compras, pagos,
cobros, etc.
- No
registrables: respaldan hechos u operaciones que no generan variaciones
patrimoniales y en consecuencia no se registran. Ejemplo: Nota de Pedido
a través de la cual el Departamento Administrativo le solicita
al Departamento de Compras la adquisición de un
escritorio.
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